Vous êtes chef d’entreprise et vous voulez mettre en pratique une solution pour améliorer votre productivité ? Vu le nombre important de mails et courrier reçu par les entreprises, il est indispensable de passer pour la dématérialisation. En effet, cette technique devient obligatoire pour les entreprises. Elle permet de faciliter l’accès à l’information de vos partenaires professionnels. Mais qu'est-ce qu'une dématérialisation ? Faut-il du matériel spécifique pour en réaliser ? Et quels sont ses avantages ?
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation est une méthode qui consiste à trier, indexer et partager les courriers le tout de façon automatique et entièrement digitale. Ce processus engendre de nombreux bénéfices pour les organisations. Les courriers disposent d’une véritable traçabilité qui permet de suivre leur état ainsi que d’organiser l’activité concernant ces documents tout en assurant leur sécurisation optimale. Grâce à cette technique, les entreprises peuvent basculer tous les supports papier en format numérique. En effet, elle peut numériser les factures, les relevés bancaires, les bons de livraison ou les bulletins de salaire. Il est aussi possible de leur fournir un statut de confidentialité, une valeur juridique ou de les signer. L’
offre de signature électronique Universign vous assure la sécurisation des transactions, la simplification des procédures, un gain de temps et d'argent.
Faut-il du matériel spécifique pour la dématérialisation ?
La dématérialisation doit être accompagnée d’un logiciel de gestion électronique de documents (GED). Ce logiciel est indispensable pour gérer, archiver et modifier les documents. Il n’est toujours pas favorable de choisir l’outil le plus sophistiqué. Le plus important c’est l’indexation et la recherche les plus automatiques et les plus rapides possible. Il faut choisir par contre le produit indépendant de tout logiciel et de tout matériel. Cela permet à anticiper une clause de réversibilité très exacte, précisant les modalités de récupération des documents. Pour réussir le passage à la dématérialisation, les salariés doivent également équiper du matériel adéquat comme les écrans d’ordinateur de grandes dimensions, des scanners de production individuelle ainsi que le logiciel de lecture des PDF pour intervenir directement sur les documents.
Quels sont les avantages de la dématérialisation ?
Le principal avantage de la dématérialisation est le gain de place. Puisque les documents se transforment en numérique, tous les archives physiques telles que les factures et les bulletins de paie sont supprimées. En effet, vous n’aurez plus besoins d’espace pour les étagères ou cartons chargés de papier. Cette technique permet également de gagner du temps et économiser de l’argent. Étant donné les supports papier diminués, vous pouvez économiser les coûts matériels comme le papier et l’encre. L’archivage numérique par la dématérialisation est aussi bien plus sécurisé que celle du papier à condition d’utiliser les logiciels de sauvegarde.